AFD, AEJ e NSR: o que são os arquivos do ponto eletrônico

O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é o arquivo com todas as marcações de ponto gravadas pelo registrador, e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é o arquivo com a jornada tratada, gerado pelo programa que calcula as horas. O NSR (Número Sequencial de Registro) é o número que identifica, em ordem, cada registro dentro do AFD.

Os três são definidos pela Portaria MTP 671/2021 e são a forma como a empresa demonstra, para a fiscalização do trabalho, o que foi registrado e como a jornada foi apurada. Entender a diferença entre eles ajuda o RH a saber o que pedir ao fornecedor do sistema e o que guardar.

O que é o AFD (Arquivo Fonte de Dados)

O AFD é o arquivo gerado pelo registrador eletrônico de ponto, seja ele um relógio físico (REP-C), um sistema alternativo (REP-A) ou um software (REP-P). Ele contém os dados brutos, ou seja, o que foi efetivamente registrado, sem cálculo de jornada.

Em linhas gerais, o AFD reúne:

• Identificação do empregador e do registrador.
• Cadastro dos empregados que registram no equipamento ou sistema.
• Cada marcação, com data, hora e o NSR correspondente.
• Eventos do registrador, como ajustes de relógio e alterações de cadastro.

O formato e o leiaute do arquivo seguem as especificações técnicas da Portaria 671. É isso que permite ao auditor-fiscal ler o arquivo com ferramentas próprias, independentemente do fabricante.

Para que serve o AFD

O AFD é a prova primária das marcações. Ele mostra o que o empregado registrou, no momento em que registrou. Se houve ajuste posterior no sistema de tratamento, o AFD continua mostrando a marcação original, e é justamente essa separação que dá credibilidade ao controle.

O que é o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada)

O AEJ é gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto, o software que pega as marcações e calcula a jornada: horas trabalhadas, intervalos, horas extras, faltas, ajustes e abonos. Ele reflete o que a empresa considerou para fins de folha de pagamento.

Em linhas gerais, o AEJ traz:

• A jornada contratual de cada empregado.
• As marcações utilizadas no cálculo, vinculadas às do registrador.
• As inclusões, desconsiderações e ajustes, com a identificação do motivo.
• Ausências, abonos e demais tratamentos aplicados.

Para que serve o AEJ

O AEJ permite comparar o que foi registrado com o que foi pago. Se a empresa ajustou uma marcação, o fiscal consegue ver o ajuste e cruzá-lo com o AFD. É a versão eletrônica e padronizada da informação que aparece no espelho de ponto, que é o documento de leitura do empregado.

O que é o NSR (Número Sequencial de Registro)

O NSR é um número sequencial atribuído pelo registrador a cada registro gravado. Ele não se repete e segue em ordem crescente, o que torna possível identificar se algum registro foi removido ou inserido fora de ordem.

O NSR aparece em dois lugares importantes:

• No AFD, identificando cada marcação e cada evento do registrador.
• No comprovante de registro de ponto entregue ao trabalhador, permitindo que ele confira depois se a marcação consta no arquivo.

Se houver discussão sobre uma marcação específica, o NSR do comprovante é a referência para localizá-la no AFD.

Quadro-resumo

Item	O que é	Quem gera	O que mostra
AFD	Arquivo Fonte de Dados	Registrador (REP-C, REP-A ou REP-P)	Marcações originais e eventos do registrador
AEJ	Arquivo Eletrônico de Jornada	Programa de tratamento de registro de ponto	Jornada apurada, ajustes e abonos
NSR	Número Sequencial de Registro	Registrador	Sequência de cada registro, também no comprovante

Quando a fiscalização pede os arquivos

O auditor-fiscal do trabalho pode solicitar o AFD e o AEJ durante uma fiscalização, presencial ou por notificação, para verificar a jornada, os intervalos, as horas extras e a consistência entre registro e pagamento. A notificação costuma indicar o período e o prazo para entrega; siga o que estiver no documento recebido.

Os arquivos também podem ser úteis em processos trabalhistas, como apoio ao espelho de ponto e aos relatórios do sistema. O post sobre validade da folha de ponto em processo trabalhista mostra o que pesa nessa análise.

Assinatura digital dos arquivos

A Portaria 671 exige que determinados arquivos sejam assinados eletronicamente, com certificado digital, no padrão definido em suas especificações técnicas. A assinatura serve para garantir que o arquivo não foi alterado depois de gerado: qualquer mudança no conteúdo invalida a assinatura.

Na prática, o RH deve confirmar com o fornecedor:

• Quais arquivos o sistema gera assinados e em que formato.
• Se o arquivo assinado acompanha o arquivo original ou o arquivo de assinatura separado, conforme o padrão exigido.
• Se o certificado usado está válido.

O Faceponto, por exemplo, gera o AFD, o AFD assinado e o AEJ assinado diretamente pelo sistema.

Boas práticas de guarda

Os arquivos de ponto são prova da jornada e devem ser guardados com o mesmo cuidado do espelho e da folha de pagamento.

• Prazo: o trabalhador pode cobrar créditos dos últimos 5 anos, até 2 anos após o fim do contrato (art. 7º, XXIX, da Constituição). Por isso, costuma-se guardar os registros de ponto por pelo menos 5 anos. Veja os detalhes em prescrição trabalhista.
• Geração periódica: exporte o AFD e o AEJ ao fechar cada mês, e não só quando a fiscalização pedir. Isso facilita reconstituir períodos antigos, inclusive após troca de sistema.
• Arquivos originais: guarde os arquivos como foram gerados, sem abrir e salvar em outros programas, para não comprometer a assinatura.
• Cópia de segurança: mantenha cópia em local diferente do sistema principal.
• Acesso restrito: os arquivos contêm dados pessoais dos empregados e devem seguir as regras de segurança da LGPD.
• Troca de fornecedor: antes de encerrar um contrato, exporte todo o histórico de AFD e AEJ e confirme que os arquivos abrem corretamente.

Erros comuns com os arquivos do ponto

• Gerar o AFD apenas quando chega a notificação e descobrir que o período antigo não está mais disponível.
• Tratar a planilha exportada do sistema como se fosse o AEJ. Relatórios em Excel ou PDF são úteis, mas não substituem os arquivos no leiaute da portaria.
• Corrigir marcações apagando o registro original, em vez de lançar o ajuste com justificativa.
• Perder o acesso ao histórico ao trocar de fornecedor sem exportar os arquivos antes.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre AFD e AEJ?

O AFD traz as marcações originais gravadas pelo registrador. O AEJ traz a jornada calculada pelo programa de tratamento, com ajustes e abonos.

Todo sistema de ponto eletrônico precisa gerar AFD?

Sim. O AFD é exigido pela Portaria 671 para os registradores eletrônicos. Um sistema que não gera o arquivo não atende à fiscalização.

O NSR pode se repetir?

Não. O NSR é sequencial e único dentro do registrador. Saltos ou repetições indicam falha ou problema que precisa ser investigado.

O espelho de ponto substitui o AEJ?

Não. O espelho é o documento de conferência do empregado; o AEJ é o arquivo eletrônico padronizado para a fiscalização. Os dois tratam da mesma jornada em formatos diferentes.

Ponto manual também tem AFD?

Não. AFD e AEJ são próprios do registro eletrônico. No ponto manual ou mecânico, a prova é a própria folha ou o cartão assinado.

Arquivos de fiscalização no Faceponto

O Faceponto é um sistema de ponto eletrônico que funciona como REP-P dentro da Portaria 671. O sistema emite comprovante de registro, gera AFD, AFD assinado e AEJ assinado e oferece relatórios de fiscalização, para que o RH tenha os arquivos prontos ao fechar o mês ou quando o auditor pedir.