Ponto eletrônico gratuito vale a pena? O que avaliar antes de usar

Um ponto eletrônico gratuito vale a pena para empresas muito pequenas, sem obrigação legal de controlar a jornada e com rotina simples, desde que a empresa saiba o que está deixando de ter. Para quem tem mais de 20 empregados no estabelecimento, ou precisa de um registro que se sustente em fiscalização e em processo, a opção gratuita costuma não cobrir os requisitos da Portaria 671 e o custo aparece depois.

A pergunta certa não é "quanto custa o sistema", e sim "quanto custa não conseguir provar a jornada". Este post compara as alternativas gratuitas mais comuns, mostra o que normalmente falta nelas e ajuda a decidir em qual situação cada uma serve.

Quais são as opções de ponto gratuito

Sem citar produtos específicos, as alternativas gratuitas se dividem em três grupos.

Folha de ponto manual

É o caderno ou a folha impressa em que o colaborador anota entrada, intervalo e saída e assina ao final do mês. A CLT aceita o registro manual, mecânico ou eletrônico. É barata e simples, mas depende de disciplina: horários sempre iguais, rasuras e assinaturas em atraso enfraquecem o documento. Se for usar, gere a folha com os dias corretos do mês na folha de ponto para imprimir do Faceponto, que é grátis.

Planilha de ponto

A planilha facilita a soma das horas, mas é um documento editável por qualquer pessoa com acesso, sem registro de quem alterou o quê. Como prova, ela tem valor parecido com o de uma anotação manual sem assinatura: depende de outros elementos para ser aceita. Para conferir a conta de horas do dia ou da semana, a calculadora de horas trabalhadas resolve sem cadastro.

Aplicativos de ponto grátis

Existem apps de ponto gratuitos ou com plano gratuito. Normalmente o modelo é uma versão limitada de um produto pago: poucos usuários, funcionalidades restritas, sem relatórios oficiais ou com anúncios. Para um negócio muito pequeno, podem ser um passo além da planilha. O que muda de um app para outro é justamente o que fica fora do plano grátis.

O que costuma faltar em um sistema de ponto gratuito

Requisito	Folha manual	Planilha	App grátis típico	Sistema pago dentro da Portaria 671
Registro com data e hora não editáveis	Não	Não	Varia	Sim
Comprovante de registro ao colaborador	Não	Não	Raramente	Sim
Arquivos AFD e AEJ para fiscalização	Não	Não	Raramente	Sim
Identificação de quem bateu o ponto	Assinatura	Não	Varia	Sim (ex.: reconhecimento facial)
Cálculo de banco de horas e extras	Manual	Fórmulas próprias	Básico ou ausente	Automático
Suporte	Não	Não	Limitado	Sim
Tratamento de dados conforme LGPD	Responsabilidade da empresa	Responsabilidade da empresa	Depende do fornecedor	Previsto em contrato
Limite de usuários	Não há	Não há	Geralmente baixo	Conforme o plano

Conformidade com a Portaria 671

A Portaria MTP 671/2021 define três tipos de registrador eletrônico: REP-C (relógio físico certificado), REP-A (alternativo, autorizado por acordo ou convenção coletiva) e REP-P (via programa, com software registrado no INPI). Quem opta pelo ponto eletrônico precisa usar um desses modelos, emitir comprovante de registro ao trabalhador e conseguir gerar os arquivos AFD e AEJ exigidos na fiscalização. Um app que apenas guarda horários não necessariamente atende a essas exigências. Os detalhes estão na página sobre a Portaria 671 e o REP-P.

Segurança e LGPD

Um sistema de ponto armazena dados pessoais e, em muitos casos, biometria, que é dado sensível pela LGPD. Antes de adotar qualquer ferramenta gratuita, vale saber onde os dados ficam, quem tem acesso, se há criptografia e o que acontece com os registros se o serviço for descontinuado. Em uma planilha compartilhada, essa responsabilidade é inteiramente da empresa.

Suporte e continuidade

Na hora de fechar o mês ou de responder a uma notificação, a falta de suporte pesa. Também é preciso pensar na continuidade: se o serviço gratuito mudar de regra ou encerrar, a empresa precisa ter os registros exportados e guardados pelo prazo prescricional.

O custo oculto: a prova da jornada em um processo

O principal custo de um controle frágil não aparece na mensalidade. Ele aparece quando um ex-empregado entra com uma reclamação pedindo horas extras.

Pela Súmula 338 do TST, a empresa com mais de 20 empregados que não apresenta os controles de ponto passa a ter contra si a presunção de que a jornada alegada pelo trabalhador é verdadeira. A mesma súmula considera inválidos como prova os cartões com horários invariáveis, aqueles em que todos os dias aparecem com a mesma entrada e saída, situação comum em folhas manuais preenchidas no fim do mês.

Na prática, isso significa que o ônus de provar a jornada passa a ser da empresa. Sem registros confiáveis, ela depende de testemunhas, e o resultado do processo fica incerto. Horas extras, reflexos e adicionais podem se acumular ao longo de todo o período não prescrito. Para entender que tipo de documento o juiz aceita, veja o post sobre a validade da folha de ponto em processo trabalhista.

Quando uma solução gratuita serve

Uma ferramenta gratuita pode ser suficiente quando:

• O estabelecimento tem até 20 empregados e, portanto, não é obrigado a manter controle de jornada pelo art. 74, §2º, da CLT.
• A jornada é fixa e sem horas extras frequentes.
• Não há banco de horas, escalas rotativas nem trabalho noturno.
• O uso é informal ou transitório, por exemplo enquanto a empresa decide qual sistema adotar.
• A empresa mantém disciplina: folha assinada todo mês, horários reais anotados e arquivo organizado.

Mesmo sem obrigação legal, lembre-se: o registro de ponto continua sendo a principal prova da jornada se houver um processo. Para a empregada doméstica, a regra é diferente: a LC 150/2015 exige o registro de horário independentemente do número de empregados.

Quando a opção gratuita deixa de valer a pena

• O estabelecimento passou de 20 empregados e o controle se tornou obrigatório.
• Há hora extra frequente, banco de horas ou escalas como 12x36 e 6x1.
• A equipe trabalha em mais de um local ou faz trabalho externo.
• O RH perde horas todo mês somando planilhas e corrigindo registros.
• A empresa já recebeu reclamação trabalhista envolvendo jornada.
• Existe convenção coletiva com regras de hora extra ou adicional que precisam ser aplicadas com precisão.

Nesses casos, a diferença entre o gratuito e o pago deixa de ser a mensalidade e passa a ser o risco que a empresa assume.

Uma alternativa de baixo custo para empresas pequenas

Entre a planilha e um sistema completo há um meio-termo. O Faceponto para pequenas empresas dispensa a compra de equipamento: o colaborador registra o ponto por reconhecimento facial no próprio celular, e o sistema cuida da manutenção de ponto, do relatório de folha de ponto e de fiscalização, de feriados, hora extra e do controle de férias, faltas e folgas. Fale com um consultor para ver a melhor opção para o tamanho da sua equipe.

As ferramentas gratuitas do Faceponto continuam disponíveis para quem ainda não precisa de um sistema: a folha de ponto para imprimir e a calculadora de horas trabalhadas.

Perguntas frequentes

Existe ponto eletrônico gratuito dentro da lei?

A lei não proíbe ferramentas gratuitas, mas quem adota o registro eletrônico precisa seguir a Portaria 671, com comprovante de registro e geração de AFD e AEJ. Poucas opções gratuitas oferecem tudo isso, então confira antes de adotar.

Planilha de ponto tem validade?

Pode ser usada como registro, mas, por ser editável e não identificar quem alterou os dados, tem força de prova limitada. Assinada mensalmente pelo colaborador, fica mais consistente.

Empresa com menos de 20 funcionários precisa de ponto?

Pelo art. 74, §2º, da CLT, o registro é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 empregados. Abaixo disso não é obrigatório, mas continua sendo a principal prova da jornada em um processo.

Qual o risco de não ter controle de ponto confiável?

Em um processo, a Súmula 338 do TST pode fazer prevalecer a jornada alegada pelo trabalhador quando a empresa obrigada não apresenta os registros, e cartões com horários invariáveis não são aceitos como prova.

Quanto custa um sistema de ponto para empresa pequena?

No Faceponto, o valor depende do número de colaboradores e dos recursos que a empresa precisa. Fale com um consultor para ver a melhor opção.

Sobre o Faceponto

O Faceponto é um sistema de ponto eletrônico e gestão de RH que funciona como REP-P dentro da Portaria 671, com registro por reconhecimento facial, comprovante, AFD e AEJ, espelho de ponto e banco de horas automatizado. Para empresas pequenas, é uma forma de sair da planilha sem investimento em equipamento.